Tips

Här bjuder vi några tips som förenklar och effektiviserar ditt arbete. Har du egna tips är du mycket välkommen att skicka dem till oss på telefonist@springmobil.se

Externa kontakter

Använd databasen för externa kontakter, tex leverantörer, taxi, bud m.m. Alla med en inloggning till hänvisningswebben har då tillgång till informationen. Gå in via Admin-menyn, skapa ny abonnent, registrera telefonnumret i anknytningsfältet och namnet på kontakten i efternamnsfältet. För att ringa upp en extern kontakt via telefonistapplikationen sök fram abonnenten i sökfältet och markera i träfflistan. Tryck sedan på Ring/Avisera-tangenten för att ringa upp numret.

Nybeställning/Avslut av abonnemang

För att få bra översikt av de personer som inte längre arbetar på företaget, finns möjlighet att skapa en specifik avdelning som heter Slutat. Detta gör det enklare för telefonisten och webbanvändarna att se vilka personer som slutat på företaget.

Gör så här: Skapa en avdelning i Administrera företag under Admin-menyn och döp den till SLUTAT. Tilldela avdelningen till de personer som har slutat på företaget.

Finns det information som endast är till för telefonisten, finns Informationsraden att använda – denna rad visas inte för webbanvändaren! Det kan också vara bra att ha som rutin att sätta en parentes på anknytning, fastnätsnummer och mobilnummer så att inte informationen försvinner om/när abonnemanget avslutas.

Kombinationssökning direkt i telefonistbilden

Skriv in namn.avdelning i sökrutan och tryck Enter för att kombinationssöka direkt i telefonistbilden. Tex kar.ek Enter för att söka fram de som heter Karlsson på ekonomiavdelningen.

Grupp-SMS

Det finns möjlighet att via Telefonistapplikationen skicka meddelande till flera abonnenter samtidigt. Sök fram önskad grupp via sökfältet, markera flera abonnenter i träfflistan genom att hålla ner ctrl-tangenten och klicka på önskade abonnenter. Tryck F11 för skapa ett nytt meddelande och klicka på sänd för att skicka meddelandet.Vid grupp-SMS finns inte möjligheten att välja meddelandesystem.

Tillfällig pause i telefonistapplikationen

Om du som telefonist behöver pausa Telefonistapplikationen för endast en kort stund finns manuellt svarsläge att tillgå. I manuellt svarsläge hamnar inkommande samtal i kö och står kvar där till den definierade kötiden går ut. Den inringande får höra det inspelade köbeskedet under tiden de står i kö. När du är tillbaka aktiverar du applikationen och svarar som vanligt igen.

Enkelt sätt att ringa upp nattsvaret

Spara numret till nattsvaret som en kontakt i din telefonbok.

Öppettider vid helger - lägg in hela årets helgdagar

Viktigt är att årligen uppdatera företagets öppettider i schemat för öppettider (helg). Ett tips är att lägga upp företagets öppettider för hela året vilket även ger en bra framförhållning. Glöm inte att ändra eventuellt nattsvar vid avvikande öppettider i växeln.