Vett & Etikett
Det är ingen vits att ständigt vara nåbar om det innebär att du ska gasta ut affärshemligheter på bussen hem. När det handlar om telefoni gäller det att veta hur man uppför sig.
Tänk på bemötandet
Det intryck du ger i telefon påverkar hela bilden av företaget. Därför är det lika viktigt att ha koll på etiketten när du pratar i telefon som när du träffar kunder. En bra början är att ni enas om vilken fras ni använder när ni svarar i telefon. Tänk på bemötandet. Även om uppringaren inte får tag på rätt person kan tillgängligheten upplevas som högre om personen får ett trevligt och hjälpsamt bemötande.
Tala om varför du inte kan svara
Vi vet att vi tjatar om detta men det är för att det är viktigt – glöm aldrig att hänvisa dig. Dels ger du ett proffsigare intryck mot den som ringer in, dels avlastar du dina kollegor i växeln. Har du hänvisat dig för möte till 13.00 så kan uppringaren i lugn och ro gå på lunch och återkomma till dig senare.
Välj om du vill svara eller inte
Öppen hänvisning är en tjänst som passar när du själv vill avgöra om du ska svara eller inte. Bra när du sitter i ett möte men väntar ett viktigt samtal. Men tryck aldrig bort samtal, låt istället hänvisningen eller telefonsvararen ta över.
Hör av dig
Ring tillbaka! Det kan uppfattas som oartigt att inte ringa tillbaka till de som lämnat ett meddelande i telefonsvararen. Bestäm tillsammans på företaget när ni senast ska återkomma till personer som sökt er. Gärna så snart som möjligt förstås, men allra senast nästkommande dag.
Välj rätt ringsignal
Crazy Frog eller Beethoven som ringsignal funkar möjligen på semestern – i jobbsammanhang är det ett big no no. Det bästa valet ur vett & etikett-synpunkt är att ha telefonen på tystläge med vibratorfunktionen på.
Telefonen på mötet
Det finns en tydlig telefonregel i mötessammanhang: ha ringsignalen avstängd. Enda undantaget är när man väntar på ett viktigt samtal. Ett tips är att redan innan mötet förklara varför du måste kunna svara om det ringer. Därefter väljer du öppen hänvisning, så att de mindre viktiga samtalen som du inte behöver besvara kopplas till hänvisningen. Tryck aldrig bort något samtal.
Samtal i offentliga miljöer
Få saker kan upplevas som så störande som någons högljudda mobilsamtal på bussen. Ska du prata i telefon bland främmande så prata lågt och håll samtalet kort om det är möjligt eller be att få återkomma. Den som ringer tar troligen inte illa upp, tvärtom uppfattas du som professionell. Diskutera aldrig affärshemligheter, medarbetare eller andra känsliga ämnen i offentliga miljöer.
Kundservice