Telefonist & Hänvisning

Telefonisten är ofta ansiktet utåt. Hon eller han behöver ett verktyg som har alla nödvändiga funktioner, är enkelt att använda och som snabbt visar status och användarinformation.

 

Telefonist

Att ha ett bra användargränssnitt för telefonisten är en mycket viktig del i en telefonilösning och Spring Mobil har därför lagt stor vikt vid denna. Hantering av samtal och administration av användarinformation sker i ett och samma program vilket underlättar arbetsflödet.

I telefonistsystemet finns en rad funktioner såsom koppla samtal, sätta på vänt, förfrågan och pendling, köhantering, företagskatalog, popup-information så att telefonisten ser vem som ringer etc. Telefonisten ser också eventuella hänvisningar som är gjorda. Om telefonisten inte sitter vid sin plats går det att besvara och koppla samtal via mobiltelefonen.

En eller flera telefonister? Sitter de på olika ställen? Inga problem. Då lösningen är geografiskt oberoende behöver dessa personer inte sitta i samma lokal utan kan vara utspridda i olika städer. Vid en sådan lösning kan prioritetsordning mellan användare och köer sättas upp så att exempelvis telefonisten i Stockholm har högsta prioritet på samtal till Stockholmsnumret.

Med funktionen Multiföretagsstöd går det att lägga upp så att en telefonistlösning hanterar inkommande samtal för flera företag vilket kan vara både effektivt och kostnadsbesparande.

För er som inte har en egen telefonist eller som önskar avlastning för den egna telefonisten erbjuder Spring Mobil funktionen Externt telefonist. Den externa telefonisten är helt integrerad med er egen telefonistdatabas och svarar i ert namn, ser era användare, er databas och kopplar samtal som om det genererades av intern telefonist. Det vill säga ingen löpande minutkostnad uppstår för samtal kopplade via extern telefonist.

 

Hänvisningssystem

Att kunna sprida information inom företaget är ett recept som leder till framgång. I Spring Mobils värld handlar den informationsspridningen om möjligheten att kunna berätta varför jag inte kan svara på samtal just nu samt när jag förväntas vara tillgänglig igen och sker via hänvisningssystemet. Detta ger både information till telefonisten och minst lika viktigt även till inringande via talad hänvisning och till kollegor.

För att underlätta för användaren att hantera sina hänvisningar erbjuds flera sätt att hänvisa sig:

• Via dator: hänvisningswebb och via snabbknappar på skrivbordet
• Via telefonen: röststyrning, samtalsmeny och via webbläsare
• Via kalenderintegration: användaren kopplar en hänvisning till sin mötesbokning i Outlook
• Via telefonisten

För att göra hänvisningen mer flexibel och mer anpassningsbar kan användaren välja om han/hon vill att hänvisningen ska vara öppen eller stängd. En stängd hänvisning stänger användarens telefon så att inga samtal kopplas fram (telefonisten kan genomskjuta) medan en öppen hänvisning ringer ut på telefonen och om ingen svarar så går hänvisningen in.

Till detta kan användaren välja om han/hon vill att en stängd hänvisning ska stänga alla nummer eller endast fastnätsnumret och anknytningen. Exempelvis kan då användaren sätta en stängd hänvisning "Gått för dagen" och då stänga sitt fastnätsnummer men fortfarande vara tillgänlig på sitt mobilnummer.